Oleh Hadi Saputra, S.E
Dalam perkembangan tata Kelola organisasi di Indonesia saat ini telah dilakukan upaya pemangkasan struktur organisasi pemerintahan yang mana sesuai dengan keinginan presiden RI Bapak Joko Widodo yang disampaikan kepada wartawan di Istana Negara pada Tanggal 13 Juli 2020 yang lalu sebagai mana pada kutipan yang disampaikan oleh Bapak Joko Widodo yang tengah menyiapkan langkah untuk melakukan perampingan sejumlah badan dan/atau lembaga negara dalam waktu yang tidak lama lagi. Rencana tersebut diungkapkan oleh Bapak Joko Widodo saat berbincang dengan wartawan di Istana Merdeka, di Jakarta, pada hari Senin, tanggal 13 Juli 2020. “Sudah ada (rencana) dalam waktu dekat, 18 (lembaga),” kata Presiden.
Maksud dari upaya perampingan tersebut, pemerintah berharap nantinya dengan penyederhanaan birokrasi mampu lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pemerintah dan juga akan berdampak pada penghematan anggaran. Menurut Bapak Joko Widodo, semakin ramping sebuah organisasi maka semakin bisa dikendalikan anggarannya. “Semakin ramping organisasi, cost-nya juga semakin kita kendalikan anggaran biaya. Kita lihat kalau kita kembalikan ke kementerian, ke dirjen, ke direktorat, kenapa harus pakai badan-badan itu lagi? Atau komisi-komisi itu lagi?” ungkapnya.
Alasan lain yang juga dikemukakan Bapak Joko Widodo adalah agar organisasi yang dilakukan penyederhanaan birokrasi bisa bergerak semakin cepat dan lincah. Menurut beliau, jika organisasi diibaratkan sebuah kapal, maka semakin ramping sebuah kapal, semakin cepat juga geraknya. Kecepatan itulah yang diyakini Bapak Joko Widodo yang bisa menjadi kunci dalam persaingan antar negara. “Bolak-balik saya sampaikan, negara yang cepat akan mengalahkan yang lambat, bukan negara gede mengalahkan negara kecil, itu kita yakini,” tandasnya.
Perbincangan yang dilakukan dengan para wartawan di Istana Negera tersebut, Presiden terlihat didampingi oleh Menteri Sekretaris Negara Bapak Pratikno dan Deputi Bidang Protokol, Pers, dan Media Sekretariat Presiden Bapak Bey Machmudin. (BPMI Setpres) sumber https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/dari-istana/perampingan-lembaga-untuk-penyederhanaan-birokrasi
Dalam rangka untuk mewujudakan keinginan Presiden terkait hal di atas, pemerintah telah dikeluarkannya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 17 Tahun 2021 Tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke Dalam Jabatan Fungsional serta Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2021 Tentang Penyederhanaan Struktur Organisasi Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi.
Sesuai dengan peraturan pemerintah di atas maka instansi pemerintah diminta untuk melakukan pemetaan jabatan serta pengusulan perubahan dari jabatan administrasi kepada jabatan fungsional. Proses penyetaraan jabatan telah dilakukan pemerintah sejak tahun 2020 dan dilakukan secara bertahap. Untuk setiap jabatan administrasi yang diusulkan akan ditetapkan oleh Menpanrb melalui surat keputusan terhadap penyetaraan jabatan tersebut.
Salah satu jabatan fungsional yang saat proses penyetaraan jabatan adalah Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda. Pada proses penyetaraan jabatan dari jabatan administrasi menjadi jabatan fungsional, instansi pengusul dan kementrian penetapan hanya berfikir bahwa harus melaksanakah instruksi dari Presiden RI, sehingga terkadang secara utuh dan menyeluruh terlupa untuk melakukan analisis terhadap sumber daya manusia yang akan dilakukan proses penyetaraan.
Pada kasus Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli muda, sesuai dengan Permenpanrb Nomor 13 Tahun 2016 yang merupakan perubahan Permenpanrb Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis pada Pasal 1 Ayat 8 dijelaskan bahwa “Arsiparis kategori keahlian adalah arsiparis dengan kualifikasi professional yang pelaksanaan fungsi dan tugasnya serta kewenangannya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kearsipan”. Kemudian pada pasal 7 Ayat (1) dijelaskan bahwa “ Jabatan funsional arsiparis merupakan jabatan fungsional dengan kategori a. keterampilan dan b. keahlian”. Selanjutnya pada Ayat (2) dijelaskan bahwa “ Jenjang Jabatan Fungsional Arsiparis Kategori Keterampilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi. Sebagaimana yang tertuang pada point di bawa ini :
- Arsiparis Terampil/jenjang jabatan pelaksana;
- Arsiparis Mahir/jenjang jabatan pelaksana lanjutan; dan
- Arsiparis penyelia/jenjang jabatan penyelia.
Kemudian pada ayat (3) dijelaskan bahwa “ Jenjang Jabatan Fungsional Arsiparis Kategori Keahlian sebagaimana pada ayat (1) huruf b dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi. Sebagaimana yang tertuang pada point di bawa ini :
- Arsiparis Ahli Pertama/jenjang jabatan Pertama;
- Arsiparis Ahli Muda/jenjang jabatan Muda;
- Arsiparis Ahli Madya/jenjang jabatan Madya; dan
- Arsiparis Ahli Utama/jenjang jabatan utama.
Dari penjelasan beberapa pasal tersebut maka secara jenjang jabatan terlihat bahwa Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda merupakan jabatan fungsional dengan jenjang keahlian yang harusnya melewati beberapa jenjang jabatan, yaitu 3 jenjang jabatan pada arsiparis kategori terampil dan selanjutnya 1 jenjang jabatan pada arsiparis kategori keahlian.
Pada kasus penyetaraan jabatan administrasi ke jabatan fungsional, khususnya Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda dilakukan tanpa adanya proses berjenjang seperti di atas, dalam artian Jabatan Fungsional tersebut hanya disesuaikan dengan posisi pada saat pejabat pengawas dan pejabat administrator menduduki jabatan saat dilakukan proses penyetaraan. Sehingga berdampak secara sistemik terhadap kemampuan seorang Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda yang disetarakan. Dampak sistemik ini bisa dirasakan dengan tidak mampunya menjalankan tugas dan fungsi jabatan, tidak memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bekerja, tidak adanya kepastian pimpinan organisasi, dan masih banyak lagi dampak yang lainnya.
Dari beberapa dampak yang dituangkan di atas maka dampak yang paling terasa pengaruhnya adalah tidak mampunya menjalankan tugas dan fungsi jabatan sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini terjadi karena seorang pejabatan administrasi yang biasanya bekerja dengan pola struktur organisasi yang berjenjang lalu tiba-tiba harus bekerja secara mandiri untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Belum lagi pengetahuan yang tidak pernah diperoleh sebelumnya tentang tugas dan fungsi yang telah diatur dalam peraturan dan perundang-undangan sehingga menyebabkan seorang Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda terkadang hanya jabatan yang tertuang pada Surat Keputusan Penyetaraan, namun secara realita pelaksanaan tugas dan fungsinya jauh dari apa yang seharusnya.
Perbedaan yang signifikan antaran jabatan administrasi dan jabatan fungsional juga banyak memberikan dampak terhadap kinerja seseorang. Hal ini karena output atau capaian kinerja yang sangat jauh berbeda antara dua jenis jabatan tersebut. Khusus untuk Jabatan Fungsional Arsiparis Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) juga sudah diatur sesuai dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) Pejabat Fungsional Arsiparis. Jabatan Fungsional Arsiparis harus menyesuaikan dengan peraturan tersebut di atas dalam membuat butir-butir pekerjaan, yang mana tujuannya adalah agar ouput dari kinerja bisa mendapatkan nilai dalam bentuk angka kredit.
Output dari kinerja yang telah dicapai bisa dihitung sebagai kum penilaian, yang nantinya akan dijadikan bahan dan dokumen dalam proses pengajuan penetapan angka kredit, yang mana angka kredit inilah yang menentukan bahwa seorang Jabatan Fungsional Arsiparis telah bekerja sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Namun fakta dan realita yang terjadi bagi Jabatan Fungsional Arsiparis Ahli Muda melalui proses penyetaraan hal di atas bukan sesuatu yang mudah untuk diwujudkan, karena kurangnya pengetahuan tentang hal di atas.
Untuk itulah tidak serta merta penyederhaan organisasi memberikan dampak yang positif secara langsung dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja pemerintah, termasuk penghematan anggaran, akan tetapi butuh waktu yang panjang untuk mewujudkannya. Hal ini karena mengubah kebiasaan seseorang tidak seperti membalikkan telapak tangan, namun butuh proses dan waktu yang panjang untuk bisa terwujud.
Pekanbaru, 1 Desember 2022
Arsiparis Ahli Muda pada Bagian Akademik Biro AAKK
UIN Sultan Syarif Kasim Riau
Artikel ini telah dipublikasikan di Majalah FORSIPAGAMA Arsip UGM
Volume 6 Nomor 1, Januari 2023